เอกสารบัญชีและภาษี 5 กลุ่มสำหรับธุรกิจใหม่: ใบเสนอราคา ใบวางบิล และใบ 50 ทวิ
คลิปของ TAXBugnoms ยกตัวอย่างเอกสารที่เจ้าของธุรกิจใหม่มักพบ ตั้งแต่เสนอราคาไปจนถึงรับเงินและหักภาษี ณ ที่จ่าย บทความนี้จัดเอกสารเป็น 5 กลุ่มตามงานที่ทำ เพื่อให้เห็นว่าแต่ละใบช่วยอะไรและควรเก็บคู่กับอะไร รายการนี้เป็นแนวทางจัดระบบงาน ไม่ใช่ข้อกำหนดว่าทุกกิจการต้องออกเอกสารครบทุกชนิดในทุกธุรกรรม
1. ใบเสนอราคา: ตกลงขอบเขตและราคาให้ชัด
ใช้ก่อนเริ่มงานหรือส่งสินค้าเพื่อสรุปรายการ จำนวน ราคา เงื่อนไข และช่วงเวลาที่ข้อเสนอยังใช้ได้ ระบุให้ชัดว่าราคารวมภาษีหรือยัง และมีค่าใช้จ่ายส่วนใดเพิ่มเติม ใบเสนอราคาเป็นเอกสารในกระบวนการขาย ไม่ใช่ใบกำกับภาษีหรือหลักฐานรับชำระเงินโดยอัตโนมัติ
2. ใบวางบิลหรือใบแจ้งหนี้: แจ้งยอดที่ต้องชำระ
เอกสารกลุ่มนี้ใช้แจ้งลูกค้าว่ามียอดใดถึงกำหนดชำระและแนบรายละเอียดประกอบ เช่น เลขที่เอกสาร อ้างอิงงานหรือใบสั่งซื้อ วันที่ครบกำหนด และช่องทางชำระ ชื่อเรียกและรูปแบบอาจต่างกันตามธุรกิจ ควรทำให้ลูกค้าเห็นได้ว่าเอกสารนี้เรียกเก็บเงินเรื่องใด และยังไม่ใช่หลักฐานว่าได้รับเงินแล้ว
3. ใบส่งสินค้าและใบกำกับภาษี: แยกหลักฐานส่งมอบจากภาษี
ใบส่งสินค้าหรือใบส่งของใช้บันทึกรายการและการส่งมอบตามกระบวนการของกิจการ ส่วนใบกำกับภาษีเป็นเอกสารตามระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม กรมสรรพากรระบุตามประมวลรัษฎากร มาตรา 86 ว่าผู้ประกอบการจดทะเบียนต้องจัดทำใบกำกับภาษีเมื่อเกิดความรับผิด VAT ตามกฎหมาย โดยมีข้อยกเว้นและเงื่อนไขเฉพาะ
ดังนั้น ใบส่งของ ใบแจ้งหนี้ และใบกำกับภาษีอาจทำเป็นเอกสารแยก หรือจัดรูปแบบรวมกันได้เมื่อเป็นไปตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง อย่าถือว่าเอกสารส่งของทุกใบใช้แทนใบกำกับภาษีได้ ตรวจเงื่อนไขและรายการบังคับจาก กฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่ม มาตรา 85–86 ของกรมสรรพากร ก่อนตั้งแบบเอกสาร
4. ใบเสร็จรับเงิน: ยืนยันว่าได้รับชำระแล้ว
ออกหรือจัดเก็บเพื่อให้ตรวจสอบได้ว่าได้รับเงินจำนวนใด จากใคร เมื่อไร และอ้างอิงหนี้หรือใบแจ้งหนี้รายการไหน แยกสถานะ “วางบิลแล้ว” ออกจาก “รับเงินแล้ว” ในระบบบัญชี หากทำใบเสร็จควบกับใบกำกับภาษี ต้องตรวจว่ารูปแบบมีข้อมูลตามข้อกำหนดของเอกสารภาษีด้วย ใบเสร็จทั่วไปไม่ได้เป็นใบกำกับภาษีทุกกรณี
5. หนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ)
เมื่อผู้จ่ายเงินมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย กรมสรรพากรระบุตามมาตรา 50 ทวิ ให้ผู้นั้นออกหนังสือรับรองการหักภาษีให้ผู้ถูกหัก โดยเวลาออกแตกต่างตามประเภทเงินได้และกรณีที่กฎหมายกำหนด ตรวจรายละเอียดจาก มาตรา 50 ทวิ และ แบบหนังสือรับรองที่กรมสรรพากรกำหนด ผู้รับควรเก็บเอกสารไว้เทียบกับรายการรายได้และภาษีที่ถูกหัก
วางลำดับเอกสารให้ตรวจย้อนหลังได้
- ออกข้อเสนอราคาและเก็บหลักฐานที่ลูกค้ายืนยันขอบเขตงาน
- อ้างเลขที่งานหรือใบสั่งซื้อให้ตรงกันในเอกสารเรียกเก็บเงินและเอกสารส่งมอบ
- ออกเอกสารภาษีตามสถานะและเงื่อนไขของธุรกรรม ไม่ใช้เอกสารคนละประเภทแทนกันโดยอัตโนมัติ
- เมื่อได้รับเงิน บันทึกใบเสร็จและหลักฐานรับชำระให้ตรงยอด
- หากมีการหักภาษี ณ ที่จ่าย ให้จับคู่หนังสือรับรองกับรายได้และยอดภาษีของรายการนั้น
ลำดับจริงอาจต่างกันตามรูปแบบธุรกิจ การจดทะเบียน VAT และเงื่อนไขการชำระเงิน ตั้งระบบเลขที่เอกสารและการเก็บสำเนาให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของกิจการ และให้ผู้ทำบัญชีตรวจแบบก่อนนำไปใช้จริง บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่แทนคำวินิจฉัยภาษีสำหรับธุรกรรมเฉพาะ
วิดีโอต้นทาง
คลิปที่ใช้เป็นที่มาของหัวข้อ: สรุป 5 เอกสารบัญชีภาษีที่เจ้าของธุรกิจมือใหม่ต้องรู้! — TAXBugnoms
อ่านเพิ่มเรื่อง วิธีอ่านหนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย และตรวจหลักเกณฑ์ล่าสุดจากกรมสรรพากร